个人档案在自己手里丢失怎么办?如何弥补呢
个人档案在自己手里丢失怎么办?这里分2种情况,请大家对号入座:
1、如果丢失的是学籍档案
就可以去联系学校,找到负责的老师,了解需要准备的材料,补办档案的流程,然后在老师的指导下一步步进行补办即可。自己去补办档案的话就一定要注意,不要遗漏,能补的东西要补全,并且盖好章。
2、如果丢失的是人事档案
就需要去原来的单位、公司的人事部门,提供相应的证件和材料,请该单位、公司人事帮忙补办,另外补办好的人事档案还需要拿到人才中心去审核,然后进行密封、盖章,就算是补办完成了。
档案丢失了怎么办?
对于档案丢失是大家最不想看到的局面,但是局面已经出现了那么我们就需要想办法去弥补。如果发现档案丢失了:首先需要准备个人手写的档案丢失声明书,这是很重要的材料,有了这个材料之后才能证明档案是丢失了的。档案不可能随意就补办的,还是需要有文字性的证明材料才可以。有了自己手写的档案丢失声明书之后还需要去人社局出具一份档案遗失的证明,有了这两份材料之后才有权利去进行档案补办事宜的办理。
档案补办的地点跟档案存放地点是有一些雷同的,先去学校查询一下档案转调的记录,根据相关的记录去查询,如果查不到那么就申请补办,将准备好的材料递交给老师进行档案补办,补办完成之后一定要给老师审核,审核通过之后每张材料上都需要加盖公章,加盖了公章的材料才是有效的。不然档案材料就是白白补办的,同时材料还需要封存,档案的封存也是需要加盖公章的。这样档案补办就完成了,还记得要将档案托管哦。
档案的正确保管
首先需要明确的是档案虽然是记录着本人相关信息的重要材料,但是不代表说一定要本人保管。档案是有专门的档案管理部门的,换个角度想一想档案在自己手中保管,那么档案内的材料要如何更新呢?档案管理部门与其他很多部门都是信息互联的,更新也是比较及时的,所以档案还是需要存放在有档案保管权限的地方比较好一点。根据档案管理规定,档案是不允许个人、私人保管的,私人保管档案有很多不确定的因素,相关部门的工作人员无法判断档案内的材料是否真实有效,是否有更改等情况的存在,所以档案不要自己保管。
预防档案丢失的措施
1.妥善保管:将档案放置在安全可靠的地方,避免随意乱放。对于重要的档案,可以使用文件夹、档案袋等工具进行分类整理,以便日后查找。
2.备份存储:为了防止档案丢失,可以定期备份档案。可以将档案扫描成电子版,保存在电脑、云盘等设备上。也可以将纸质档案复印或拍照备份,以备不时之需。
3.提高意识:要时刻保持警惕,提高自我保护意识。避免将档案轻易借给他人,防止档案被他人窃取或遗失。要定期检查档案存放情况,确保档案的安全。
档案是我们个人和单位的重要资产,保护好档案的安全至关重要。通过加强档案管理和采取预防措施,我们可以降低档案丢失的风险。在档案丢失后,及时采取处理方法。
案例:
有小伙伴大学毕业之后将档案从学校领取出来之后就一直存放在自己手中,回去把档案也是当宝贝一样的保管着,过了几年之后因为工作的原因需要用到档案了,但是怎么找就是找不到档案,向学校查询得知档案被本人领取走了,这下真的是傻眼了,又急着用档案都不知道怎么去弥补好了。
注意事项:
除了上述提到的措施外,还有一些细节方面的注意事项可以帮助我们更好地保护档案:
1.避免在档案上涂写或粘贴东西,以免损坏档案或影响档案的清晰度。
2.不要将档案长时间暴露在阳光或潮湿的环境中,以免档案受潮、褪色或变形。
3.对于重要的档案,可以考虑进行加密处理或使用安全锁等工具,增加档案的安全性。
4.在处理档案时,要注意保护个人隐私和信息安全,避免泄露敏感信息。
档案遗失超麻烦,除了补办还得登报声明,防止被滥用。有电子版的赶紧备份,纸质版的去人才市场或单位问问怎么补办,请小伙伴们妥善处理好个人档案。