西南交通大学毕业生个人档案查询

档案馆工作人员及联系电话 

毕业生档案查询

    个人档案很重要，他是每个人学习成长的真实记录，是唯一的，没有备份、没有电子档案。学生毕业参加工作后，在个人干部身份的确定、工龄计算、转正定级、社保、养老金（退休金）的计算、职称的评定以及工作调动等都要通过档案审核；在升学、学历、考公务员、出国、结婚、生育等方面都必须通过档案开具相关证明。毕业生务必重视自己的档案，不能本人自带档案，不要自行保管档案，更不要弃档，以免给今后的工作、生活带来不必要的困难和麻烦。

毕业生报到后，请在3个月内到档案接收单位核查自己的档案，按档案接收单位要求办理报到手续。如档案未到，请及时与学校档案馆联系查询。

* 机要件自交寄之日起一年内，机要局受理查询，逾期将不再受理查询 *

本科生联系电话：66367543  史老师、巨老师

研究生联系电话：66366542  廖老师、李老师

档案馆工作人员及联系电话

工作人员：赵保中、巨敏莲、李志文、黄素华

联系电话：  66367543、66366542

档案馆服务网址：http://dag.swjtu.edu.cn

一、毕业生档案材料归档要求

1.毕业生类别清理

请各单位毕业年级辅导员在毕业生档案材料归档前，严格按照 ①正常派遣②本校研 ③外校研 ④户档留校 ⑤其他特殊情况等五个类别清理毕业生档案。其中“其他特殊情况”包括：延期毕业学生、退学学生、休学学生等。

2.档案材料装档

请各单位毕业年级辅导员将毕业生应归档材料（附件1），以学生个体为单位，严格按照材料顺序整理，以学生学号排序，以学院为单位将归档材料送至档案馆。经档案馆审查符合归档要求后，严格对照学生姓名、学号，对应存入学生个人档案，并在归档完成后进行复核，确保无错装、漏装。为确保学校师生人身安全，减少人员聚集、接触机会，所有档案材料由学院集中收集整理后，按照本通知要求统一移交归档。

核实档案寄送地址注意：

   （1）我校毕业生档案是通过成都市四川省机要通信局转递，非邮政投递。档案接收单位应属于机要通信局投递范围，且必须与机要通信局建立机要件接收关系。

   （2）档案寄送地址规范书写模式为“  省（直辖市）   市（区、县）   单位   部门”，如 “四川省成都市西南交通大学人事处、四川省名山县人才交流服务中心、北京市海淀区人才交流服务中心”，机要通信投递地址不需要填写街道门牌和邮编信息。

   （3）由于部分毕业生工作单位无机要件接收关系，工作单位与档案管理单位存在不一致的情况。因此，各学院务必要求毕业生认真核实档案管理接收单位，准确填写档案投递地址，确保档案转递接收工作。

   （4）毕业生核实更改档案管理接收单位和档案投递地址后，各学院（单位）毕业生辅导员须认真审查更正，务必将确认后的正确信息报招生就业处，以便招生就业处及时更改相关信息，保证档案寄送地址信息准确。避免档案寄送地址不清，档案投递不到而被退回，给学生就业工作造成不必要的损失。

二、毕业生档案转递信息校核

1.毕业生档案转递采用“中国邮政EMS标准快递”，档案转递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求，具体要求如下：

（1）收件单位：必须准确填写具有档案管理权限的单位全称，毕业生需与签约单位确认档案转递接收单位。

（2）收件地址：必须详细填写收件单位所在的省市区县、街道名称、门牌号码等信息。(20字以内，收件地址不再重复写收件单位名称)

（3）收件人信息：必须准确填写收件单位联系人的姓名、联系电话、手机号码等信息。

   1．2014年6月30日—7月7日，根据毕业生档案材料归档时间安排（见附件三）各学院（单位）协助档案馆工作人员将整理好的毕业生应归档档案材料到档案馆归档，严格对照姓名、学号归档；档案材料装完后，毕业生辅导员务必对归档材料进行核查，不得误装、错装。

   2．档案归档工作完成后，由档案馆负责密封，并按机要档案转递规定单独办理档案转递工作。

2.请各毕业年级辅导员务必要求毕业生在招生就业处就业信息网上，仔细填写、校核个人档案的转递信息（收件单位、收件地址、收件人信息），确保档案转递信息准确无误。档案馆将以就业信息网导出数据为依据进行档案转递信息校核，校核完成后统一提交邮局制单寄递。若就业网信息填写不准确将造成学生档案寄递错误，影响学生就业入职或入学报到。

三、档案接收单位名称填写说明

1.已就业的毕业生，填写就业单位所明确的有档案管理权限的单位名称。

2.国内升学的毕业生，填写录取学校及学院的名称；本校升学，填写“西南交通大学档案馆”。

3.自主创业、自由职业或未就业的毕业生，填写生源地毕业生就业主管单位和部门名称，或生源地所属人才中心。

4.公派出国留学或者西部计划志愿者、支教团等,填写西南交通大学档案馆。

四、改派后档案办理须知

1.档案未寄出，持改派后的就业通知书到档案馆129办公室办理档案转递相关手续。

2.档案已寄出，应先联系原单位退档回校，若符合毕业生改派政策（咨询就业管理办公室），则持改派后的就业通知书到档案馆129办公室办理档案转递相关手续。

五、毕业生档案转递及查询

1.各单位毕业生档案归档工作完成后，档案馆负责密封转递工作，按照中国邮政EMS标准快递转递规定，交付邮局办理档案转递工作。

2.毕业生需在3个月内到档案接收单位核查自己的档案，按照档案管理单位的要求办理报到手续。

3.毕业生可通过我馆官方网站查询其档案转递具体信息。

(1) 登录西南交通大学档案馆网址 http://dag.swjtu.edu.cn/

（2）点击网站下方服务大厅处的“远程服务”，进入档案去向查询；

（3）输入学生姓名和学号，即可查看档案转递的具体信息以及EMS单号，也可拨打EMS客服电话11183查询档案签收情况。

4. 档案自交寄之日起一年之内邮政受理查询，逾期不再受理查询。

附件1：本科生、研究生毕业应归档材料

一、本科毕业生应归档材料

1. 高等学校毕业生登记表（含学年鉴定表3份）

2．学生成绩单

3．授予学位的决定

4．全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书

5. 体检表

6．党团及奖惩材料

7. 学生体质健康标准（试行方案）登记卡（大学）

以上材料均为原件，收齐后按要求统一归档

二、毕业研究生应归档材料

1. 毕业研究生登记表

2．研究生成绩单(研究生院出具)

3．授予硕士或博士学位的决定

4. 全国研究生就业通知书

5. 体检表

6．党团及奖惩材料

以上材料必须是原件，收齐以后统一移交