上海大学毕业生个人档案查询若干问题汇总

1、凡我校本科毕业生，今年考取（含直升）本校或外校研究生的，只要档案在校，都须在线提交。（其中考取本校研究生且档案在校的，只需在线登记提交即可，档案馆会在年底前集中处理登记数据。）

2、（推荐使用360浏览器极速模式）在电脑端登录“上海大学档案馆”网站，在主页右侧“快速通道”点击“学生档案”-----“本科生档案转递登记”，登记学生本人基本信息。

3、办理事项选“现在转递”，勿选“延迟转递（保留二年）”。转递依据选“考学调档函”，上传调档函影像（调档函里须有学生姓名等基本信息），登记档案接收信息并提交。如调档函上要求在档案邮寄时备注准考证号、学生姓名等信息，请登记时在“档案接收单位”名称后加括号备注。

4、对档案接收单位要求裁剪并粘贴的调档函，请同学们先在线提交调档函影像，待档案转递时，档案馆学生档案室会自行打印、裁剪并粘贴。

5、2022届本科毕业生（夏季毕业）的毕业材料将在夏季学期最后两周（暑假前）由学院辅导员归档到档案馆学生档案室。归档齐全后，将在暑假的前两周寄往档案接收单位。

6、对于往届本科毕业生在今年考取外校研究生，档案在校并归档齐全的，档案馆通常在每周四审核登记信息，下周一转交邮局，进入邮局EMS快递专用通道处理流程（如遇疫情防控特殊时期则会暂缓转递）。寒暑假另外安排。往届本科毕业生考取本校研究生且档案在校的，只需在线登记提交即可，档案馆会在年底前集中处理登记数据。

7、往届毕业生档案是否在校，查询途径：“上海大学档案馆”网站-----主页右侧“快速通道”------“学生档案”-----“学生档案查询”。

8、预科生转为本校本科生、本科生考取本校二学位，且档案在校的，参照办理，上传录取通知书图片亦可。

毕业生档案是毕业生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，也是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。为了本科生/研究生档案能完整、安全、及时转出，请各位毕业生详细了解档案转递依据的选择、获取、提交，按照要求办理转递手续。

一、 档案转递依据的选择

请各位毕业生根据个人就业情况、户籍情况，明确档案去向，选择转递依据。

		户籍	档案去向	转递依据
就业	就业单位具备档案接收资格	上海户籍	就业单位	报到证(白联) /调档函
		非上海户籍
	就业单位不具备档案接收资格	上海户籍	户籍所在就业促进中心	身份证复印件+户口簿复印件
		非上海户籍	企业挂靠档案接收单位	报到证(白联) /调档函
			档案回户籍所在地人力资源公共服务机构
未就业	档案回原籍	上海户籍	户籍所在就业促进中心	身份证复印件+户口簿复印件
		非上海户籍	户籍所在地人力资源公共服务机构	报到证(白联) /调档函
	档案留校	不建议
升学	本升硕：详情参见https://dangan.shu.edu.cn/info/1013/6784.htm 硕升博：待离校手续完成后，无需提交纸质调档函，登录远程登记系统网址https://daly.shu.edu.cn/StudentRemote/Login.aspx填写信息，上传调档函图片即可（硕博连读学生升学无需远程登记转档）

特别提示：

1.具备档案接收资格的就业单位，如国有企业、事业单位等。

2.不具备档案接收资格的就业单位，如三资、民营、个体等。

3.到幼儿园、中小学就业的，档案一律寄往所在区县的教育局人事科。

4.档案可留校两年，但留校保管期间可能会影响您日后办理社会保险、职称评定等，因此不建议档案留校。

二、档案转档依据的获取

1.报到证：应届毕业生联系学院，往届毕业生联系学校就业事务窗口办理，地址宝山校区A楼424室，电话021-66134097。（  未将报到证白联归入学生档案的毕业生，如影响今后报考公务员或进事业编制，后果由学生本人承担。）

2.调档函：请主动联系档案接收单位出具，调档函抬头：上海大学档案馆。

3.上海市居民身份证复印件+户口簿复印件：复印户口簿第一页（含户主及家庭地址信息）、本人信息页。

4.上海市户籍证明：若无身份证、户口簿复印件，可由派出所出具户籍证明。

三、档案转递依据的提交

转档依据	研究生
	毕业当年	毕业后第二年
报到证（白联）	交辅导员，由辅导员集中归档	交或寄至上海大学档案馆学生档案室
调档函	无需提交纸质材料，登录远程登记系统网址https://daly.shu.edu.cn/StudentRemote/Login.aspx上传图片即可
上海市常住户口簿   身份证

转档依据	本科生
	毕业季集中办理	单独办理
报到证（白联）	交辅导员，由辅导员集中归档	交或寄至上海大学档案馆学生档案室
调档函	交或寄至上海大学档案馆学生档案室
上海市常住户口簿复印件   身份证复印件

特别提示：

1.请在转递依据正面右上角注明学号、手机号。

2.如交报到证，请另附纸张注明档案接收单位的名称、地址、邮编、收件人及收件电话。

3.2014级以后（含2014级）的上海户籍本科生，档案转户籍所在地就业促进中心，不需再提交户口簿和身份证复印件。

4.毕业生与用人单位毁约的，在档案转出之前，请及时与档案馆学生档案室联系，以便暂停档案转出。

5.档案馆地址：上海市宝山区上大路99号上海大学档案馆，收件人：学生档案室，邮编：200444，电话：021-66133182。

四、档案转递的流程

毕业生档案通过中国邮政以“学生档案专递”机要通道统一转递，不允许私人携带。本科生/研究生档案日常转递方法：

1.远程登记（目前仅研究生），请登录网址https://daly.shu.edu.cn/StudentRemote/Login.aspx进行登记并确认研究生档案转递信息。（研究生完成离校手续后，方可进行远程登记）

2.提交转递依据。

3.档案馆审核后，符合转递条件的予以转出。

4.档案转出后，请及时关注物流信息，并联系档案接收单位确认签收情况。

五、档案转递的情况查询

1.网站查询：上海大学档案馆官网查询网址https://daly.shu.edu.cn/StudentManager/SelectStudentInfo.aspx。查询结果为“在校”，说明档案还在学校；若为“转出”，可点击【快递单号】查看物流信息。

2.微信查询：上大兰台公众号→民生服务→档案转递→阅读原文→学生档案查询。

3.电话查询：学生档案室021-66133182。电话繁忙，请尽量网上查询。

4.邮政官网及邮局柜台查询有效期为4个月，书面查询有效期为 1 年。若档案转递异常，请及时联系学校档案馆学生档案室。

可以根据如下步骤传递档案：

    1、以挂号信形式把报到证（白联原件）和就业协议书（复印件）寄到上海市宝山区上大路99号，上海大学档案馆学生档案室，邮编：200444（信封上标明报到证和就业协议）
    2、在报到证（白联原件）上标明本人的学号
    3、在就业协议书（复印件）上标明本人的联系电话

关于本科生档案的接收、移交、保管及内容

    ♦ 上海大学本科生新生档案由学院统一接收，学院辅导员在每年10月30日前统一向校档案馆学生档案室移交。
    ♦ 上海大学本科生在校期间个人档案由学校档案馆保管。
    ♦ 毕业时由学生辅导员和教务员老师将学生大学期间的个人档案汇总放入学生个人档案袋。
    ♦大学期间的个人档案包括：
    1. 上海大学录取通知书
    2. 高等学校毕业生登记表
    3. 上海大学学生成绩总表
    4. 毕业设计（论文）成绩评定书
    5. 上海大学学生体质健康卡（如有）
    6. 全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（即报到证白联，如有） 
    7. 入党申请书（如有）
    8. 入党志愿书（包括预审转正全套材料）（如有）
    9. 校级以上奖惩材料（如有）
     二、本科毕业生档案如何转出
     （一）上海生源毕业生档案如何转出
    1、 与单位签订就业协议后的档案如何转出
    ♦ 第一步：与单位签订就业协议书并前往所在校区就业办办理鉴证手续。
    ♦ 第二步：领取就业报到证。
     a  毕业前签订就业协议书的，报到证由学校就业办统一办理，在毕业离校前由学院统一向就业办领取；毕业生到辅导员处领取报到证蓝联，报到证白联由学院辅导员统一归到档案馆学生档案室放入学生个人档案袋。
     b  毕业后两年内签订就业协议书的,报到证由学生自己办理，详情请联系学校就业办。
    ♦ 第三步：在报到证白联和就业协议书复印件上面写好学号、手机号交到或用挂号信或快递寄往：上海大学档案馆学生档案室108B房间 （地址：上海市宝山区上大路99号 邮编：200444 电话：66133182）。
    ♦ 第四步：学校档案馆将报到证白联归入学生个人档案，并将档案统一转入单位或该单位挂靠的档案接收部门。
     *国有企业和机关事业单位档案一般寄往单位；三资企业一般寄往该单位所挂靠的档案接收部门。
     2、不签订就业协议而直接签订劳动合同的档案如何转出
     （1）第一种情况（签订劳动合同的是事业单位或国有企业的）
    ♦ 第一步：由录用单位的人事部门出具调档函。
    ♦ 第二步：学生将写好学号、手机号的调档函交到或用挂号信或快递寄往上海大学档案馆学生档案室108B房间 （地址：上海市宝山区上大路99号 邮编：200444 电话：66133182）。
    ♦ 第三步：学校档案馆将学生档案统一寄往该单位。
     （2）除了第一种情况以外的：
    ♦ 第一步：学生毕业后凭户口本（或户籍证明）和毕业证书（原件和复印件）、身份证（原件和复印件）和两张一寸照片去户口所在区的就业促进中心或街道办事处办理《就业失业登记证》，同时领取人事档案传递告知单。
    ♦ 第二步：在人事档案传递告知单上面写好学号、手机号交到或用挂号信或快递寄往上海大学档案馆学生档案室108B房间 （地址：上海市宝山区上大路99号 邮编：200444 电话：66133182）。
    ♦ 第三步：学校档案馆将学生档案转往学生户籍所在区的就业促进中心。
     3、毕业后暂不就业（含自由职业、准备考研、出国留学等）学生的档案如何转出
    ♦ 第一步：学生毕业后凭户口本（或户籍证明）、毕业证书（原件和复印件）、身份证（原件和复印件）和两张一寸照片去户口所在区的就业促进中心或街道办事处办理《就业失业登记证》，同时领取人事档案传递告知单。
    ♦ 第二步：在人事档案传递告知单上面写好学号、手机号交到或用挂号信或快递寄往上海大学档案馆学生档案室108B房间 （地址：上海市宝山区上大路99号 邮编：200444 电话：66133182）。
    ♦ 第三步：学校档案馆将学生档案转往学生户籍所在区的就业促进中心。
     （二）非上海生源毕业生如何办理档案转出
     1、 经上海市批准落户的已经通过就业协议书鉴证并获取报到证的
    ♦ 第一步：学生在报到证上注明学号、手机号，并将报到证中的白联原件、就业协议书复印件及落户批复复印件交到或用挂号信或快递寄往：上海大学档案馆学生档案室108B房间 （地址：上海市宝山区上大路99号 邮编：200444 电话：66133182）。
    ♦ 第二步：学校档案馆将报到证归入学生个人档案，并将学生档案直接转寄至其用人单位或其用人单位委托的档案保管机构。
     2、未经上海市批准落户但在上海工作的
    ♦ 第一步：到学校就业办办理回原籍的报到证手续。
    ♦ 第二步：领取就业报到证。
     a  毕业前签订就业协议书的，报到证由学校就业办统一办理，在毕业离校前由学院统一向就业办领取；毕业生到辅导员处领取报到证蓝联，报到证白联由学院辅导员统一归到档案馆学生档案室放入学生个人档案袋。
     b  毕业后两年内签订就业协议书的,报到证由学生自己办理，具体情况请问学校就业办。
    ♦ 第三步：请在报到证上注明学号、手机号及档案投递的地址、邮编，并将报到证中的白联交到或用挂号信或快递寄往：上海大学档案馆学生档案室108B房间 （地址：上海市宝山区上大路99号 邮编：200444 电话：66133182）。
    ♦ 第四步：学校档案馆将报到证白联归入学生个人档案，并根据报到证上打印的单位统一办理档案迁出
     2、 回原籍工作的
    ♦ 第一步：与单位签订就业协议书并前往所在校区就业办办理鉴证手续。
    ♦ 第二步：领取就业报到证。
     a  毕业前签订就业协议书的，报到证由学校就业办统一办理，在毕业离校前由学院统一向就业办领取；毕业生到辅导员处领取报到证蓝联，报到证白联由学院辅导员统一归到档案馆学生档案室放入学生个人档案袋。
     b  毕业后两年内签订就业协议书的,报到证由学生自己办理，具体情况请问学校就业办。
    ♦ 第三步：请在报到证上注明学号、手机号，并将报到证中的白联和就业协议书复印件交到或用挂号信或快递寄往：上海大学档案馆学生档案室108B房间 （地址：上海市宝山区上大路99号 邮编：200444 电话：66133182）。
    ♦ 第四步：学校档案馆将报到证白联归入学生个人档案，并将档案统一转入单位或该单位挂靠的档案接收部门
     *国有企业和机关事业单位档案一般寄往单位；三资企业一般寄往该单位所挂靠的档案接收部门。
     4、工作不在原籍和上海的
     （1） 户口落在工作所在城市的
    ♦ 第一步：与单位签订就业协议书并前往所在校区就业办办理鉴证手续。
    ♦ 第二步：领取就业报到证。
    a  毕业前签订就业协议书的，报到证由学校就业办统一办理，在毕业离校前由学院统一向就业办领取；毕业生到辅导员处领取报到证蓝联，报到证白联由学院辅导员统一归到档案馆学生档案室放入学生个人档案袋。
     b 毕业后两年内签订就业协议书的,报到证由学生自己办理，具体情况请问学校就业办。
    ♦ 第三步：请在报到证上注明学号、手机号，并将报到证中的白联和就业协议书复印件交到或用挂号信或快递寄往：上海大学档案馆学生档案室108B房间 （地址：上海市宝山区上大路99号 邮编：200444 电话：66133182）。
    ♦ 第四步：学校档案馆将报到证白联归入学生个人档案，并将档案统一转入单位或该单位挂靠的档案接收部门
     *国有企业和机关事业单位档案一般寄往单位；三资企业一般寄往该单位所挂靠的档案接收部门。
     （2） 户口不落在工作所在城市，回原籍的
    ♦ 第一步：到学校就业办办理打印回原籍的报到证手续
    ♦ 第二步：领取就业报到证。
   a 毕业前签订就业协议书的，报到证由学校就业办统一办理，在毕业离校前由学院统一向就业办领取；毕业生到辅导员处领取报到证蓝联，报到证白联由学院辅导员统一归到档案馆学生档案室放入学生个人档案袋。
     b 毕业后两年内签订就业协议书的,报到证由学生自己办理，具体情况请问学校就业办。
    ♦ 第三步：请在报到证上注明学号、手机号及档案投递的地址、邮编，并将报到证中的白联交到或用挂号信或快递寄往：上海大学档案馆学生档案室108B房间 （地址：上海市宝山区上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），
    ♦ 第四步：学校档案馆将报到证白联归入学生个人档案，并根据报到证上打印的单位统一办理档案迁出
     （三）被录取为外校研究生的本科毕业生档案转出
    ♦ 第一步：由研究生录取学校或培养单位出具调档函
    ♦ 第二步：学生在调档函上写好学号、手机号并将调档函交到或用挂号信或快递寄往：上海大学档案馆学生档案室108B房间 （地址：上海市宝山区上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），
    ♦ 第三步：由学校档案馆在学生毕业后统一将其档案转出。
     （四）被录取为本校研究生的本科毕业生档案转出
     被录取为本校研究生，由档案馆直接转入研究生档案中。
     （五）特别情况下毕业生如何办理档案转出
     1、有专门的档案存放部门，或有保管档案资质的单位开出调档函。学生在调档函上写好学号、手机号，并将调档函交到或用挂号信或快递寄往：上海大学档案馆学生档案室108B房间（地址：上海市宝山区上海市宝山区上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），学校档案馆收到调档函后统一将档案转出。
     2、毕业时间超过两年打印不出报到证的非上海生源学生，可以由户口所在地的市一级人事局（人才服务中心）及下属单位开调档函。学生在调档函上写好学号、手机号，并将调档函交到或用挂号信或快递寄往：上海大学档案馆学生档案室108B房间（地址：上海市宝山区上海市宝山区上大路99号 邮编：200444 电话：66133182），学校档案馆在收到调档函后统一将档案转出。
     三、本科毕业生如何查询档案去向
     1、通过档案馆网站主页的专题【学生档案】栏目查询。需输入学号和姓名，并且必须一一对应。查询结果中【档案现状】为“在校”，说明其档案还在学校。查询地址： http://www.dangan.shu.edu.cn/Default.aspx?tabid=28323&ctl=Detail&mid=53092&Id=133610&SkinSrc=[L]Skins/danganguan/danganguan_1
     2、拨打电话66133182查询。转递高峰期间（暑期前后）查询学生档案去向的电话特别多，电话可能无法接通，可以网上查询，如网上查询有结果请不要再致电。
     3、学生本人到校档案馆学生档案室（档案馆108B房间）查询。
     4、档案转出后，上海市内一般3天后能收到，外省市一般5天后能收到。具体请联系接收档案单位。
     四、特别告知
     1、学生档案是每个学生唯一的人事档案，学生档案的接收、保管和转递必须严格按照规定和程序进行。
     2、毕业生档案由邮局EMS以“学生档案专递”形式统一转递，原则上不允许学生本人及私人携带。
     3、学生毕业离校后应及时按规定办理档案转出手续。不按时办理档案转出手续档案留存学校的，今后需要档案馆出具相关证明，档案馆不予出具，所以不建议档案留存学校，以免今后带来不便。
     4、由于毕业生毕业后的去向多种多样，个人情况也不尽相同。以上未列举的请联系档案馆学生档案室老师。